To, kto powinien zaopatrzyć się w kasę fiskalną wynika z ustawy. Jednak głównym punktem jest przekroczenie limitu rocznych obrotów. Limit ten wynosi 20 tys. złotych dla nowo założonych firm, oraz 40 tys. złotych dla firm już istniejących. Limit roczny dotyczy tylko sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, czyli gdy wystawiamy faktury dla innego podatnika (firmy, spółki itp.) – to kwoty tych faktur nie wliczają się do limitu, którego nie możemy przekroczyć.

Jeżeli prowadzisz małą firmę i liczba świadczonych przez Ciebie usług nie przekracza 50 rocznie (w tym nie więcej niż 20 osób fizycznych nieprowadzących działalność) to także nie masz obowiązku stosowania kasy.

Bezgotówkowa sprzedaż także jest zwolniona z obowiązku ewidencyjnego przy pomocy kasy fiskalnej - jeżeli otrzymujemy płatność na konto bankowe, a z wystawionych dokumentów wynika, której sprzedaży płatność dotyczyła - nie mamy obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Od 1 maja 2011 r. niektóre grupy zostaną objęte koniecznością stosowania kas fiskalnych, mimoiż do tej pory mogły skorzystać ze zwolnienia. Sprawa dotyczy lekarzy, prawników oraz biur księgowych. Jeżeli prowadzimy którąś z działalności warto zapoznać się z dokładną treścią ustawy,ponieważ jeśli prawnik świadczy usługi tylko na rzecz innych podatników, to może skorzystać zwolnienia, natomiast lekarz może zostać objęty zwolnieniem, jeżeli nie świadczy usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności, a np. wykonuje usługi dla NFZ.

Pamiętaj że,  po przekroczeniu progu – masz tylko dwa miesiące okresu tzw. przejściowego – potem musisz prowadzić sprzedaż za pomocą urządzenia fiskalnego lub całkowicie zaprzestać sprzedaży.

Konsekwencje

Podatników, na których ciąży konieczność ewidencjonowania obrotu przy pomocy kasy fiskalnej i którzy tego nie zrobią czekają sankcje. Urząd bowiem może szacunkowo określić wysokość nieewidencjonowanego przychodu i nakazać zapłacić nam od tego podatek VAT. Ponadto możliwe będzie ustalenie dodatkowego zobowiązania, która wyniesie 30% kwoty podatku naliczonego, za okres w którym powstał obowiązek ewidencji na kasie. Dodatkowo możemy zostać pociągnięci do odpowiedzialności karnoskarbowej za nieprowadzenie księgi i niepłacenie podatków.

Kasę fiskalną dobiera się na podstawie kilku parametrów: rodzaju działalności, wielkości bazy towarowej, ilości paragonów (czyli ilości klientów obsługiwanych w ciągu dnia).

Przeprowadź analizę ilości asortymentu - ile posiadasz na chwilę obecną a o ile może się zmienić w przeciągu najbliższych pięciu lat (pięciu, ponieważ używanie kasy jest przewidziane na pięć lat, co wynika z ilości możliwych do zrobienia raportów dobowych - 1830). Ilość asortymentu musi być równa (a właściwie większa) od liczby kodów PLU jakie oferuje dany model kasy fiskalnej.

Drugą ważną sprawą, jest ilość wystawianych dziennie paragonów. Tańsze modele kas, niekoniecznie mogą wytrzymać duże natężenie drukowania.

W ostatnim czasie na rynku pojawiły się kasy i drukarki fiskalne z elektroniczną kopią paragonu. Czym się różnią od "standardowych" kas? "Standardowe" kasy i drukarki fiskalne posiadają dwie rolki kasowe. Na pierwszej rolce drukowany jest oryginał paragonu, który wydajemy klientowi, na drugiej rolce drukowana jest kopia, która pozostaje w środku urządzenia na tak zwanym zwijaku.Kopię tą musimy przechowywać przez okres 2 lat – na wypadek kontroli Urzędu Skarbowego.

Urządzenie z kopią elektroniczną posiada tylko jedną rolkę kasową, na której drukowany jest paragon dla klienta. Nasza kopia zostaje zapisana na karcie pamięci.

Z tego rozwiązania wypływa kilka korzyści. Po pierwsze, nie trzeba gromadzić stosu rolek kasowych. Po drugie, o połowę zmniejsza się zapotrzebowanie na rolki podczas eksploatacji kasy. Po trzecie, podczas kontroli Urzędu w prosty sposób można przedstawić kopie paragonów za odpowiedni okres.
Kasy z elektroniczną kopią paragonu są droższe. Jest to różnica około 20-30% wartości kasy. Jednak przy dłuższym użytkowaniu kasy, zaoszczędzimy na rolkach do kasy oraz wszystkie paragony będziemy mieć w jednym, małym miejscu. Paragony na karcie pamięci muszą być przechowywane dla potrzeb kontrolnych przez 5 lat.

Według obecnych przepisów, można uzyskać do 90% zwrotu wartości za każdą zakupioną kasę (lub drukarkę) fiskalną, jednak nie więcej niż 700zł (za każdą kasę). Z ulgi możemy skorzystać tylko podczas pierwszego zakupu, dlatego jeżeli mamy więcej niż jeden oddział lub jeśli planujemy w przyszłości rozszerzyć naszą działalność na dodatkowe placówki, warto o tym pomyśleć już wcześniej. W urzędzie Skarbowym należy złożyć wszelkie dokumenty jeden dzień prze planowaną fiskalizacją (rozpoczęciem używania). Aby mieć prawo do odliczenia, nie można być spóźnionym z obowiązkiem prowadzenia ewidencji za pomocą kasy.

Kolejnym warunkiem skorzystania z odpisu jest zgłoszenie do Urzędu Skarbowego zafiskalizowanej kasy. Dokumenty wystawia sprzedawca kasy przy zakupie lub serwisant przy fiskalizacji.  Na zgłoszenie jest 7 dni.  Podczas wizyty w Urzędzie trzeba posiadać komplet otrzymanych dokumentów od kasy fiskalnej, fakturę zakupu oraz dowód zapłaty.

Jeżeli działalność zostanie zamknięta przed upływem 3 lat należy zwrócić ulgę.

Obowiązkowy przegląd kasy należy wykonywać co dwa lata. Przeglądu dokonuje uprawniony serwis na żądanie klienta.

Zdarza się, że firma w której kasa była zakupiona została zlikwidowana lub miejsce instalacji kasy ulega zmianie. Czy w takich przypadkach można zmienić serwis? Tak, można. Przyczyny poza wymienionymi mogą być zupełnie inne np. brak uprawnień, zbyt długi okres oczekiwania na interwencję, niemiła obsługa, za duża odległość od serwisu. Aby zmienić serwis należy w formie pisemnej zwrócić się do producenta/dystrybutora danej marki kas. We wniosku o zmianę serwisu, należy wskazać nowy serwis lub zdać się na wybór producenta – który oczywiście może polecić autoryzowany serwis. Należy liczyć się z tym, iż po przekazaniu serwisu zostanie pobrana opłata manipulacyjna, a także serwis przejmujący dokona przeglądu i za to wystawi fakturę do zapłaty.

Jeżeli dany paragon jest zakończony, tzn. jeżeli został potwierdzony klawiszem "gotówka" nie można dokonać jego anulacji. W takiej sytuacji należy sporządzić Protokół Błędnej Sprzedaży, w którym trzeba opisać zaistniałą sytuację i dołączyć błędnie wystawiony paragon. Sporządzony protokół umieszczamy w zeszycie korekt. Wszystkie wystawione protokoły należy uwzględnić w miesięcznym rozliczeniu. Dla klienta wystawiamy, drugi, prawidłowy paragon.

Wystawiając fakturę zakupu do wystawionego wcześniej paragonu, należy zachować paragon i podpiąć go pod kopię faktury, która zostaje w księgowości firmy. Klient otrzymuje tylko oryginał faktury.

Gdy kasa, na której pracujemy jest zepsuta, możemy prowadzić sprzedaż jednak należy każdy obrót ewidencjonować przy pomocy kasy rezerwowej. Gdy sprzedawca takiej kasy nie posiada, bądź gdy również jest uszkodzona, ma całkowity zakaz prowadzenia sprzedaży.

W przypadku utraty książki serwisowej, konieczne jest zawiadomienie w formie pisemnej naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego. Kopię pisma złożonego w Urzędzie należy wysłać (lub zanieść) do serwisu, który wystawi na jego podstawie duplikat książki serwisowej. Na stronie tytułowej książki musi być napisane "duplikat".

W takiej sytuacji należy powiadomić swój serwis, który wystawi drugą książkę serwisową z adnotacją "kontynuacja".

Należy wykonywać raporty zerujące:
- raport fiskalny dobowy - po zakończeniu sprzedaży na dany dzień, jednak nie później niż przed pierwszą sprzedażą w dniu następnym
- raport fiskalny miesięczny - po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu
Pozostałe raporty nie są obowiązkowe. Dają tylko obraz dokonywanych na kasie transakcji.

Każda kasa ma określona ilość raportów dobowych. Z reguły jest to 1830 raportów. Jeżeli drukowalibyśmy paragon codziennie (także w soboty i niedziele) pamięć kasy fiskalnej zapełni się po ok 5 latach (1830/365=5,01)

Każdy raport ma swój numer, który widoczny jest na wydruku z kasy. jeżeli od 1830 odejmiemy numer ostatniego wydrukowanego raportu dowiemy się ile raportów pozostało. Większość modeli kas i drukarek fiskalnych pokazuje komunikat o kończącej się pamięci, albo na wyświetlaczu, albo na wydruku.

Po zapełnieniu pamięci w kasie możemy albo taka pamięć wymienić albo zakupić nową kasę. Jeżeli wymieniamy pamięć - należy zgłosić się do serwisu by dokonać odczytu oraz wyrejestrować kasę z Urzędu Skarbowego. Następnie serwis wysyła kasę do producenta, który wymienia pamięć i wystawia nową książkę serwisową.