To, kto powinien zaopatrzyć się w kasę fiskalną wynika z ustawy. Jednak głównym punktem jest przekroczenie limitu rocznych obrotów. Limit ten wynosi 20 tys. złotych dla nowo założonych firm, oraz 40 tys. złotych dla firm już istniejących. Limit roczny dotyczy tylko sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, czyli gdy wystawiamy faktury dla innego podatnika (firmy, spółki itp.) – to kwoty tych faktur nie wliczają się do limitu, którego nie możemy przekroczyć.

Jeżeli prowadzisz małą firmę i liczba świadczonych przez Ciebie usług nie przekracza 50 rocznie (w tym nie więcej niż 20 osób fizycznych nieprowadzących działalność) to także nie masz obowiązku stosowania kasy.

Bezgotówkowa sprzedaż także jest zwolniona z obowiązku ewidencyjnego przy pomocy kasy fiskalnej - jeżeli otrzymujemy płatność na konto bankowe, a z wystawionych dokumentów wynika, której sprzedaży płatność dotyczyła - nie mamy obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Od 1 maja 2011 r. niektóre grupy zostaną objęte koniecznością stosowania kas fiskalnych, mimoiż do tej pory mogły skorzystać ze zwolnienia. Sprawa dotyczy lekarzy, prawników oraz biur księgowych. Jeżeli prowadzimy którąś z działalności warto zapoznać się z dokładną treścią ustawy,ponieważ jeśli prawnik świadczy usługi tylko na rzecz innych podatników, to może skorzystać zwolnienia, natomiast lekarz może zostać objęty zwolnieniem, jeżeli nie świadczy usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności, a np. wykonuje usługi dla NFZ.

Pamiętaj że, po przekroczeniu progu – masz tylko dwa miesiące okresu tzw. przejściowego – potem musisz prowadzić sprzedaż za pomocą urządzenia fiskalnego lub całkowicie zaprzestać sprzedaży.

Konsekwencje

Podatników, na których ciąży konieczność ewidencjonowania obrotu przy pomocy kasy fiskalnej i którzy tego nie zrobią czekają sankcje. Urząd bowiem może szacunkowo określić wysokość nieewidencjonowanego przychodu i nakazać zapłacić nam od tego podatek VAT. Ponadto możliwe będzie ustalenie dodatkowego zobowiązania, która wyniesie 30% kwoty podatku naliczonego, za okres w którym powstał obowiązek ewidencji na kasie. Dodatkowo możemy zostać pociągnięci do odpowiedzialności karnoskarbowej za nieprowadzenie księgi i niepłacenie podatków

Kasę fiskalną dobiera się na podstawie kilku parametrów: rodzaju działalności, wielkości bazy towarowej, ilości paragonów (czyli ilości klientów obsługiwanych w ciągu dnia).

Przeprowadź analizę ilości asortymentu - ile posiadasz na chwilę obecną a o ile może się zmienić w przeciągu najbliższych pięciu lat (pięciu, ponieważ używanie kasy jest przewidziane na pięć lat, co wynika z ilości możliwych do zrobienia raportów dobowych - 1830). Ilość asortymentu musi być równa (a właściwie większa) od liczby kodów PLU jakie oferuje dany model kasy fiskalnej.

Drugą ważną sprawą, jest ilość wystawianych dziennie paragonów. Tańsze modele kas, niekoniecznie mogą wytrzymać duże natężenie drukowania.

W ostatnim czasie na rynku pojawiły się kasy i drukarki fiskalne z elektroniczną kopią paragonu. Czym się różnią od "standardowych" kas? "Standardowe" kasy i drukarki fiskalne posiadają dwie rolki kasowe. Na pierwszej rolce drukowany jest oryginał paragonu, który wydajemy klientowi, na drugiej rolce drukowana jest kopia, która pozostaje w środku urządzenia na tak zwanym zwijaku.Kopię tą musimy przechowywać przez okres 2 lat – na wypadek kontroli Urzędu Skarbowego.

Urządzenie z kopią elektroniczną posiada tylko jedną rolkę kasową, na której drukowany jest paragon dla klienta. Nasza kopia zostaje zapisana na karcie pamięci.

Z tego rozwiązania wypływa kilka korzyści. Po pierwsze, nie trzeba gromadzić stosu rolek kasowych. Po drugie, o połowę zmniejsza się zapotrzebowanie na rolki podczas eksploatacji kasy. Po trzecie, podczas kontroli Urzędu w prosty sposób można przedstawić kopie paragonów za odpowiedni okres.

Kasy z elektroniczną kopią paragonu są droższe. Jest to różnica około 20-30% wartości kasy. Jednak przy dłuższym użytkowaniu kasy, zaoszczędzimy na rolkach do kasy oraz wszystkie paragony będziemy mieć w jednym, małym miejscu. Paragony na karcie pamięci muszą być przechowywane dla potrzeb kontrolnych przez 5 lat.

Według obecnych przepisów, można uzyskać do 90% zwrotu wartości za każdą zakupioną kasę (lub drukarkę) fiskalną, jednak nie więcej niż 700zł (za każdą kasę). Z ulgi możemy skorzystać tylko podczas pierwszego zakupu, dlatego jeżeli mamy więcej niż jeden oddział lub jeśli planujemy w przyszłości rozszerzyć naszą działalność na dodatkowe placówki, warto o tym pomyśleć już wcześniej. W urzędzie Skarbowym należy złożyć wszelkie dokumenty jeden dzień prze planowaną fiskalizacją (rozpoczęciem używania). Aby mieć prawo do odliczenia, nie można być spóźnionym z obowiązkiem prowadzenia ewidencji za pomocą kasy.

Kolejnym warunkiem skorzystania z odpisu jest zgłoszenie do Urzędu Skarbowego zafiskalizowanej kasy. Dokumenty wystawia sprzedawca kasy przy zakupie lub serwisant przy fiskalizacji.  Na zgłoszenie jest 7 dni.  Podczas wizyty w Urzędzie trzeba posiadać komplet otrzymanych dokumentów od kasy fiskalnej, fakturę zakupu oraz dowód zapłaty.

Jeżeli działalność zostanie zamknięta przed upływem 3 lat należy zwrócić ulgę.