Obowiązkowy przegląd kasy należy wykonywać co dwa lata. Przeglądu dokonuje uprawniony serwis na żądanie klienta.

Zdarza się, że firma w której kasa była zakupiona została zlikwidowana lub miejsce instalacji kasy ulega zmianie. Czy w takich przypadkach można zmienić serwis? Tak, można. Przyczyny poza wymienionymi mogą być zupełnie inne np. brak uprawnień, zbyt długi okres oczekiwania na interwencję, niemiła obsługa, za duża odległość od serwisu. Aby zmienić serwis należy w formie pisemnej zwrócić się do producenta/dystrybutora danej marki kas. We wniosku o zmianę serwisu, należy wskazać nowy serwis lub zdać się na wybór producenta – który oczywiście może polecić autoryzowany serwis. Należy liczyć się z tym, iż po przekazaniu serwisu zostanie pobrana opłata manipulacyjna, a także serwis przejmujący dokona przeglądu i za to wystawi fakturę do zapłaty.

Jeżeli dany paragon jest zakończony, tzn. jeżeli został potwierdzony klawiszem "gotówka" nie można dokonać jego anulacji. W takiej sytuacji należy sporządzić Protokół Błędnej Sprzedaży, w którym trzeba opisać zaistniałą sytuację i dołączyć błędnie wystawiony paragon. Sporządzony protokół umieszczamy w zeszycie korekt. Wszystkie wystawione protokoły należy uwzględnić w miesięcznym rozliczeniu. Dla klienta wystawiamy, drugi, prawidłowy paragon.

Wystawiając fakturę zakupu do wystawionego wcześniej paragonu, należy zachować paragon i podpiąć go pod kopię faktury, która zostaje w księgowości firmy. Klient otrzymuje tylko oryginał faktury.

Gdy kasa, na której pracujemy jest zepsuta, możemy prowadzić sprzedaż jednak należy każdy obrót ewidencjonować przy pomocy kasy rezerwowej. Gdy sprzedawca takiej kasy nie posiada, bądź gdy również jest uszkodzona, ma całkowity zakaz prowadzenia sprzedaży.

W przypadku utraty książki serwisowej, konieczne jest zawiadomienie w formie pisemnej naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego. Kopię pisma złożonego w Urzędzie należy wysłać (lub zanieść) do serwisu, który wystawi na jego podstawie duplikat książki serwisowej. Na stronie tytułowej książki musi być napisane "duplikat".

W takiej sytuacji należy powiadomić swój serwis, który wystawi drugą książkę serwisową z adnotacją "kontynuacja".

Należy wykonywać raporty zerujące:
- raport fiskalny dobowy - po zakończeniu sprzedaży na dany dzień, jednak nie później niż przed pierwszą sprzedażą w dniu następnym
- raport fiskalny miesięczny - po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu
Pozostałe raporty nie są obowiązkowe. Dają tylko obraz dokonywanych na kasie transakcji.

Każda kasa ma określona ilość raportów dobowych. Z reguły jest to 1830 raportów. Jeżeli drukowalibyśmy paragon codziennie (także w soboty i niedziele) pamięć kasy fiskalnej zapełni się po ok 5 latach (1830/365=5,01)

Każdy raport ma swój numer, który widoczny jest na wydruku z kasy. jeżeli od 1830 odejmiemy numer ostatniego wydrukowanego raportu dowiemy się ile raportów pozostało. Większość modeli kas i drukarek fiskalnych pokazuje komunikat o kończącej się pamięci, albo na wyświetlaczu, albo na wydruku.

Po zapełnieniu pamięci w kasie możemy albo taka pamięć wymienić albo zakupić nową kasę. Jeżeli wymieniamy pamięć - należy zgłosić się do serwisu by dokonać odczytu oraz wyrejestrować kasę z Urzędu Skarbowego. Następnie serwis wysyła kasę do producenta, który wymienia pamięć i wystawia nową książkę serwisową.