Portal Dokumentów

Portal Dokumentów InsERT to specjalistyczna platforma do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, zaprojektowana z myślą o integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) i automatyzacji procesów związanych z wystawianiem, odbieraniem i zatwierdzaniem faktur. To odpowiedź InsERT na zbliżający się obowiązek e-fakturowania w Polsce. Jako Certyfikowany Partner InsERT z Bielska-Białej, DIGITEL aktywuje i wdraża Portal Dokumentów dla firm na Podbeskidziu i Śląsku.

Czym jest Portal Dokumentów i dla kogo jest przeznaczony?

Portal Dokumentów to narzędzie dla firm, które chcą:

• Zrezygnować z papierowego obiegu faktur na rzecz w pełni cyfrowego procesu
• Przygotować się na obowiązkowy KSeF (Krajowy System e-Faktur) wdrażany etapami od 2024/2026 roku
• Umożliwić zdalny dostęp do dokumentów przez menedżerów, właścicieli i zewnętrzne biura rachunkowe
• Zautomatyzować akceptację faktur kosztowych przed ich zaksięgowaniem

Obsługa e-Faktur z KSeF w Portalu Dokumentów

Współpraca z Krajowym Systemem e-Faktur za pośrednictwem Portalu Dokumentów jest możliwa w dwóch elastycznych modelach:

1. Pobieranie z automatycznym przesłaniem do księgowości

Dokumenty zaciągnięte z KSeF są natychmiast kierowane wprost do programu księgowego (Rachmistrz lub Rewizor). W Portalu Dokumentów zyskują status informacyjny z oznaczeniem wysyłki do księgowości, bez możliwości ich dodatkowego opisywania na platformie.

2. Pobieranie z zatrzymaniem i obiegiem w Portalu Dokumentów

W tym trybie każda e-faktura pobrana z platformy KSeF trafia najpierw do Portalu Dokumentów, co umożliwia:

• Sprawdzenie poprawności danych formalnych,
• Uzupełnienie opisów merytorycznych oraz przypisanie etykiet,
• Skierowanie dokumentu na ścieżkę akceptacji,
• Podgląd wizualny e-faktury,
• Ostateczne przekazanie zatwierdzonego dokumentu do działu księgowości.

W obu wariantach użytkownik zachowuje pełną swobodę wycofania dokumentu z powrotem do obiegu (analogicznie do faktur przetwarzanych przez moduł OCR).

Konfiguracja reguł pobierania e-Faktur

Zasady pobierania dokumentów w Portalu Dokumentów definiowane są z poziomu współpracującego systemu księgowego. Dla każdego z trzech rodzajów dokumentów (faktury sprzedaży, zakupu oraz od podmiotów trzecich) można niezależnie ustalić:

• Czy określony typ faktury ma być pobierany z KSeF,
• Czy po pobraniu dokument ma zostać zatrzymany w Portalu, czy bezpośrednio zasilić księgowość.

Zdefiniowane parametry są prezentowane w Portalu Dokumentów (w trybie podglądu) w zakładce Konfiguracja KSeF, a ich ewentualna modyfikacja odbywa się bezpośrednio z poziomu programu księgowego.

OCR – automatyczne odczytywanie danych z dokumentów

Dla faktur w formacie PDF i papierowych skanów Portal Dokumentów oferuje moduł OCR (optycznego rozpoznawania tekstu):

• Automatyczne wyodrębnianie danych z faktur: NIP dostawcy, numer faktury, data, kwoty VAT i brutto
• Weryfikacja danych kontrahenta na Białej Liście MF bezpośrednio w momencie importu dokumentu
• Automatyczne dopasowanie faktur zakupu do zamówień i zleceń w systemie ERP
• Redukcja ręcznego przepisywania danych – do 80% oszczędności czasu działu księgowości

Elektroniczny obieg akceptacji dokumentów

Portal Dokumentów zapewnia pełny workflow zatwierdzania faktur przed przekazaniem do księgowania:

Ścieżka akceptacji

• Definiowalne wielopoziomowe ścieżki akceptacji (np. kierownik działu → dyrektor finansowy → właściciel)
• Automatyczne powiadomienia e-mail o nowych dokumentach czekających na akceptację
• Możliwość odrzucenia faktury z komentarzem i cofnięcia do dostawcy
• Widok dokumentu w przeglądarce bez konieczności instalacji oprogramowania

Zdalna praca i mobilność

• Dostęp przez przeglądarkę internetową (bez instalacji na komputerze)
• Akceptacja faktur z urządzeń mobilnych (tablet, smartfon)
• Udostępnienie dostępu dla zewnętrznego biura rachunkowego lub audytora bez kopii dokumentów

Archiwum dokumentów i bezpieczeństwo

• Bezpieczne długoterminowe archiwum e-faktur z gwarancją integralności i autentyczności
• Przeszukiwanie dokumentów po dacie, kontrahencie, numerze, kwocie i statusie akceptacji
• Powiązanie każdej e-faktury z odpowiednim dokumentem w systemie Subiekt / Rewizor
• Szyfrowanie danych i kontrola dostępu (role: administrator, akceptant, pracownik, przeglądający)

Aktywacja Portalu Dokumentów – Bielsko-Biała i Podbeskidzie

Portal Dokumentów działa w chmurze InsERT i wymaga jedynie aktywacji subskrypcji oraz konfiguracji. DIGITEL oferuje aktywację i wdrożenie Portalu Dokumentów w Bielsku-Białej – od integracji z KSeF i konfiguracją ścieżek akceptacji, po szkolenie pracowników i biura rachunkowego. Skontaktuj się z nami po bezpłatną wycenę aktywacji.